Trabajo sobre la documentacion informativa

Nun sentido restrinxido, a documentación como ciencia documental poderiase definir (a grandes rasgos) como a ciencia do procesamento da  información, que proporciona información sobre algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar ou interdisciplinar.

Seguindo a Fuentes i Pujol  podese sinalar á Documentación como unha ciencia auxiliar e instrumental. Tamén é unha ciencia en si mesma e unha das  finalidades primordiais da Documentación é informar.

A falta dun consenso, hay diversos autores, como Juan Ros García ou José López Yepes, que a consideran unha ciencia (documental), á  vez que unha disciplina, non só unha técnica. Tamén poden considerarse, en sentido xeral, as ciencias da documentación e a documentación como sinónimos, se o contexto non perturba a intención do emisor, é decir, se non se distorsiona a mensaxe do interlocutor porque non se dé ambigüedade semántica.

Outra ciencia, que está muy en consonancia coa  documentación, en tanto que é búsqueda de información, é a biblioteconomía. A recuperación e presentación clasificada, ordenada e valorada de documentos impresos e de vídeo e audio sobre un tema preciso, que poden ser un artigo ou un sistema ou un producto ou un descriptor. Unha obra científica é a bibliografía dun informe final, tanto a que se utilizou como a suxerida de ampliación. En cinematografía, é a recopilación de fontes escritas ou audiovisuais sobre unha película (documentación dun tema).

Como funcións  dun bibliotecario-documentalista profesional, como autor ou como colaborador, o especialista en documentación coñece todas as variantes descritas e utiliza programas de cómputo específicamente desarrollados por programadores e que él mesmo  pode adaptar a cada tarea, como por exemplo construir de forma instantánea un índice de materias polo método de palabras utilizadas e as súas frecuencias ó facer unha análise do contido ou construir algún tipo de indicador de medida da  información ou investigar sobre algoritmos de búsqueda ou sobre motores de búsqueda no ámbito da  informática, como as palabras clave, establecendo filtros para unha búsqueda máis sinxela.

A documentación é unha disciplina que emerxe a finais do século XIX. Un século que está marcado polo positivismo, un sistema filosófico que se basea na experiencia e no coñecemento empírico dos fenómenos naturais, que utiliza o método de coñecemento indutivo, que permite obter por un enunciado xeral a partir de enunciados que describen casos particulares. Confronta os feitos coas ideas, as ciencias experimentais fronte ás teóricas.

Prodúcese un incremento das Academias científicas, aparición de revistas de carácter científico,  artístico e de divulgación, aumento do número de xornais, a invención da fotografía e do cinematógrafo, así como o telégrafo e a radiodifusión, que propician o comezo da globalización. A  Documentación xurde para resolver, a través de métodos científicos, a súa organización e circulación. Polo tanto, está relacionada coa produción científica, o coñecemento científico, a información especializada.

OBXETIVOS

Centrarse no estudio dun proceso informativo de calificación especial que se base na recuperación da información.

 O obxecto de estudio engloba o concepto de información documental e o concepto de proceso documental como proceso informativo peculiar, xa que ese proceso enténdese como a actividade de recuperación das mensaxes informativas emitidas con anterioridade e da difusión das mesmas, tras a súa conservación e tratamento técnico, para que sirvan de fontes de información que desemboquen na obtención de novos coñecementos ou nunha axeitada toma de decisións nas organización, empresas e institucións.

Os obxectos a estudar son os documentos (libros, no primeiro momento), que supón o rexistro do pensamento humano en elementos de natureza material –e agora dixital-: os documentos primarios.

Funcións

Establecemento de mecanismos de mediación entre creador da información e o usuario da mesma.

O papel da documentación engloba:

•             Información, contida en documentos.

•             Necesidades de información de persoas e organización.

Historia

Ao redor do ano 2500/3000 a. C., están datadas as primeiras tablillas de arcilla (Tablillas de Uruk), materiais de escritorio que se usaban para información administrativa e de contas que proporcionaron os antigos habitantes de Mesopotamia (entre Tigris y Éufrates). Os sumerios xa dispuñan dunha especie de escritura, escritura cuneiforme, debuxos simples ou pictogramas que denotaban un obxecto ou un ser coñecido. Chegáronse a enumerar ao redor de 1500 pictogramas “primitivos” distintos (Jean, 1989,14).  A invasión dos acadios supuxo o desenvolvemento daquela escritura coa que se transcribía tanto a lingua acadia como a sumeria, que se convertera nunha lingua sagrada, e que serviu incluso para os asirios, establecidos ao norte do territorio. 

En torno ao ano 3150 a. C., xurde a civilización do Antigo Exipto que aportan, baseado tamén nos pictogramas, os xeroglíficos, que aparecían transcritos en pedra, en arxila e en papiro (planta da conca do Nilo, que serviu, o seu tallo, aos exipcios para elaborar o primeiro material para escribir). 

Fenicios, gregos e romanos foron aportando alfabetos e escrituras e xeraron variedade de documentos en función de distintos materiais ou soportes para escribir, como o pergamiño –pel de res-, tabletas de madeira e outros, pero tamén pola mesma temática, ampliándose á literatura e técnico-científica.

Distintas etapas no proceso histórico

Humanismo: (s. XV e XVI. Maquiavelo, Tomás Moro, Luis Vives ou Antonio de Nebrija) incide no nacemento dunha intelectual máis rica, impulsado por Erasmo de Rotterdam (1467-1536) implica unha modificación da concepción do mundo. Home, centro do universo. 

Aumento da produción de libros. Variables idiomáticas y maduración das linguas vernáculas. 

Siglo XVII, continúa o impulso a pesares da Contrarreforma, a partir do último terzo do s. XVI, que sí afectou ao desenvolvemento científico en España.

Racionalismo: (s. XVII e XVIII. Descartes, Spinoza ou Leibniz), primeiros avances no campo científico: mediciña, matemáticas, historia e xeografía; ciencias máis desenvolvidas nese momento.

Os precedentes da documentación están nas tarefas bibliográficas, iniciadas no Renacemento e co comezo das publicacións periódicas científicas na segunda metade do s. XVII.

A súa orixe está na Bibliografía, que pasa a engrosar máis tarde o concepto de Documentación:

•             1ª etapa. Dende o inicio da bibliografía ata finais do s. XVII e a aparición das primeiras publicacións periódicas de carácter científico: Journal de Sçavants (Paris, 1665).

•             2ª etapa:. Do Journal de Sçavants e aumento das publicacións científicas. Este crecemento da paso á creación das primeiras revistas de resumos ou Abstracts Journal.

•             3ª etapa:. Aumento da ciencia e a tendencia á especialización abren o camiño á Documentación. Paul Otlet y Henry La Fontaine, en 1895, fundan el Instituto Internacional de Bibliografía, en Bruxelas. En 1931, cambia o seu nome por el Instituto internacional de Documentación, e, en 1938, pasa a denominarse Federación Internacional de Documentación (FID).

•             4ª etapa:. Consolidación por mor ao esforzo de investigadores como Wickery y Bradford, en Reino Unido, e Pietsch, Alemaña.

•             5ª etapa:. Novas tecnoloxías para o tratamento, almacenamento e difusión da información.

Novas formas de expresión

Do contido documental pásase ao contido informativo, evolución da documentación, e que supuxo novas denominacións como:

Information Science: (Ciencia da Información, Estados Unidos): “Ciencia que investiga propiedades e comportamentos da información; forzas que manexan o fluxo da información, e medios de procesar a información para que sexa accesible e utilizada. Os procesos comprenden: elaboración, diseminación, recopilación, organización, almacenaxe, recuperación, interpretación e uso da información”.

Information Management:  xestión da información e da documentación nas organizacións. Xestión da información é conseguir a información axeitada, de maneira axeitada, para a persoa axeitada, no momento axeitado, no lugar axeitado, para toma a acción axeitada (Lynda Goodman). 

Information Management :System,  sistema de xestión da Información.

Information Manager:, xestor da información nas organizacións. 

Information Retrieval: (IR, Calvin Mooers, 1950) o recuperación de la información, que engloba 2 procesos: representación (descrición) e almacenamento busca e presentación da información relevante para o usuario, obxectivo último de toda a actividade.

Centro de documentación de un medio (redacción en castellano, debido a la fuente) 

Se suele decir que apenas existen diferencias entre una biblioteca especializada y un centro de documentación. Normalmente, ambos están dotados de un sistema de gestión informático, trabajan con bases de datos tanto propias como externas (teledocumentación), y ofrecen servicios como la DSI: difusión selectiva de la información según perfiles de interés de los usuarios, bien sean individuales o de grupo.

Sin embargo, en el caso de los centros de documentación de información de actualidad, sí se podrían establecer una serie de peculiaridades que diferencian estos centros de documentación de una biblioteca especializada.

Podemos enumerar algunas:

 Respecto a soportes documentales

Los centros de documentación de información de actualidad trabajan con unos soportes que no son habituales en las bibliotecas especializadas, generalmente, de carácter técnico o científico. La imagen, ya sea en formato vídeo, cine (en el caso de las televisiones) o el sonido, ya sea palabra o música (en el caso de la radio) ocupan el lugar principal, como en las bibliotecas especializadas lo ocupan el papel y los CD-ROM. Los soportes y los formatos son muy variados. Los más habituales en la documentación de actualidad: VIDEO:

 1'C

UMATIC (3/4')

BETACAM SP

VHS

FOTO:

 PAPEL B/N

PAPEL COLOR

DIAPOSITIVA

NEGATIVO

SONIDO

 CINTA ABIERTA (1/2 pulgada)

DISCO (LP/SINGLE)

DISCO COMPACTO (CD)

DAT (DIGITAL AUDIO TAPE)

CASSETE  

Respecto a la vigencia de la información:

La vigencia de la información de actualidad es realmente efímera en los medios de comunicación. Véase el caso de los teletipos donde una noticia deja de serlo a los tres días, mientras que en una biblioteca especializada las investigaciones e informes tienen una pervivencia de al menos uno o dos años, salvo en casos excepcionales.

Respecto al tratamiento documental:

En los centros de documentación de información de actualidad no existe una normalización real en el tratamiento documental para el intercambio, como sucede en las bibliotecas. Se ignoran las reglas de catalogación, la puntuación ISBN y el formato MARC. Salvo en el caso de los archivos de televisión con la Federación Internacional de Archivos de Televisión, no existen organizaciones de cooperación e intercambio.

Respecto a las demandas de información:

El caracter de urgencia, la necesidad de una respuesta inmediata, es otra de las características diferenciadoras del trabajo en un medio de comunicación. La necesidad del "Centro de Documentación" de adecuarse al medio al que presta su servicio hace que en la práctica, el tratamiento documental de la información se libere de normalizaciones y lleve a cabo un servicio de documentación "personal". Si bien en algunos casos se puede encontrar una política de difusión selectiva de la información (tal y como es práctica habitual en bibliotecas especializadas) no es normal ya que los intereses son dispares y variables.

Respecto al componente económico:

En la mayoría de los casos las bibliotecas especializadas son de capital público y no sufren la necesidad de rentabilización de la información que se da en las empresas informativas.

Conclusiones Sector Prensa

Bajo nivel de informatización, como lo demuestra la situación del Grupo 16 y del Grupo Z, que son los mayores grupos editoriales del país, pese a los ejemplos en sentido contrario de "El País" y "El Sol".

Falta de centralización de recursos. Este aspecto alcanza su máxima expresión en la organización de los citados grupos editoriales, cuyas publicaciones mantienen centros de documentación independientes, duplicando esfuerzos económicos y humanos, estando situados en el mismo edificio.

Carencia de asociaciones y/o relaciones organizadas de intercambio o cooperación. Este vacío se cubre por medio de la colaboración entre profesionales, basándose muchas veces en las relaciones personales.

Falta de normalización y homogeneidad en la catalogación o análisis documental. La inexistencia de thesaurus o lenguajes documentales especializados en información de actualidad ha originado que cada centro desarrolle su sistema propio, dependiendo de necesidades y recursos muy concretos.

La escasez de personal, uno de los problemas principales destacados por los encuestados, da lugar a un tratamiento de la documentación simplificado y de carácter práctico, donde no se publican boletines ni catálogos. Como ejemplo de esta situación, hay que indicar que, en algunos casos, los encuestados han sido incapaces de evaluar, aún de manera aproximada, sus fondos.

Dentro de este apartado referente al personal, tenemos que indicar también, que el personal no suele ser especializado, es decir, documentalistas, sino periodistas o redactores.

El espacio insuficiente trae como consecuencia que los períodos de conservación de la prensa sean muy variables, conservándose en forma de archivo indefinido muy poca documentación además de la propia colección.

Conclusiones Sector Radio

Los problemas básicos de la documentación en radio son comunes al sector prensa. Los principales son: la escasez de personal y espacio, la pluralidad de las categorías laborales y la poca especialización de los profesionales de documentación, salvo en RNE, la falta de organismos o federaciones que faciliten la cooperación entre los distintos centros y la ausencia total de normalización en el tratamiento documental.

La falta de tradición del archivo histórico en este sector ha originado pérdidas irreparables. En este sentido es ejemplificador , en el caso de la Cadena Ser que no dispone entre sus fondos de algunas de las voces históricas de la radiodifusión española.

Las razones de esta situación son: la posibilidad de borrado y reutilización de la cinta magnética y la escasez de espacio para su almacenamiento (como se ha apuntado más arriba).

Afortunadamente esto es un hecho que ha sido corregido y que evitará futuras pérdidas de información sonora.

Carencia de condiciones de conservación especiales (temperatura y humedad). que ocasiona el deterioro consiguiente de los documentos sonoros.

Evolución de los soportes documentales con (Compact - Disc).

Fuerte incremento de nuevos formatos: CD y DAT (Digital Audio Tape)

Conclusiones Sector Televisión

En este sector se da el mayor desarrollo tecnológico. Todas las televisiones encuestadas están informatizadas y, salvo TVE, todas ellas lo están desde el comienzo de sus actividades por lo que no existen fondos documentales antiguos que necesiten de una catalogación retrospectiva.

Asimismo, todas ellas, salvo A3 TV, disponen de microfilm. Dándose, además, el caso de TVE que dispone de sus propios equipos de microfilmación.

La teledocumentación, entendida como acceso a fuentes documentales externas, es una práctica habitual. En el caso de las imágenes, mediante conexiones vía satélite con otras televisiones tales como WTN (World Televisión News), CNN o Visnews y en el caso de la información escrita, mediante acceso a agencias de prensa nacionales e internacionales.

La Federación Internacional de Archivos de Televisión (FIAT), a la que todas las televisiones encuestadas están asociadas, ha intentado una cierta homogeneización del análisis documental y el desarrollo de medidas de colaboración, evitando el vacío descrito en los otros sectores.

Menor importancia de la documentación escrita, salvo en TVE, ya que las necesidades de este tipo de información quedan cubiertas mediante conexiones a agencias de prensa o bases de datos externas.

La documentación audiovisual con la que trabajan las televisiones presenta la gama de soportes de información más amplia posible: vídeo, fotografía, sonido e información escrita por lo que el personal encargado de su tratamiento es altamente especializado. En este sentido, los profesionales de este sector son los documentalistas más cualificados y con mayor adecuación al trabajo que realizan.

La posibilidad de reutilización del soporte vídeo da lugar a una práctica de archivo histórico propia de las televisiones: el compactado.

Debido a razones económicas y físicas (espacio) fáciles de comprender, el documento no es conservado íntegramente, sino que sus partes más destacables son grabadas formando unidades documentales nuevas, compactados, en las que la información se agrupa siguiendo criterios de afinidad, ya sean temas o personas.

Nota Aclaratoria: Debido a que en el trabajo se pide la función, características, y fines de un centro de documentación,  tuve la suerte de encontrar un trabajo de un alumno de Madrid, que entiendo que trata esto. Como es un estudio de diferentes medios, lo que se pide, queda patente de manera particular en cada medio. Es exhaustivo, pero creo que sirve de explicación.

Mapa conceptual do traballo:

1-      Definición e resumo da documentación informativa

2-      Palabras clave na búsqueda, métodos dos ordenadores

3-      Historia

4-      Funcions

5-      Obxetivos

6-      Finalidade

7-      Novasformas de expresión

8-      Centro de documentación dun medio